.st0{fill:#FFFFFF;}

Een reserveringssysteem voor een camping; dit zijn de voordelen 

 juni 11, 2020

By  Johanna Oosterbaan

Een reserveringssysteem voor je camping, ja of nee?

Had jij tijdens de coronacrisis ook zoveel annuleringen én boekingen? Er zijn nog veel campingeigenaren die met een excelsysteem of een planbord aan de muur werken. Heb je veel tijd over of je hebt echt een kleine camping, dan is dat natuurlijk mogelijk. Maar in alle andere gevallen is het verstandig om een reserveringssysteem te gebruiken. 

In dit artikel leggen we uit wat de voor- en nadelen van een reserveringssysteem zijn. Veel leesplezier. 

Wil je wat meer tijd over hebben én meer boekingen ontvangen, dan raad ik je wel aan een reserveringssysteem te gebruiken. Je maakt het voor jezelf en je gast echt een stuk gemakkelijker. Een aantal redenen hiervoor:

  • De kans op dubbele boekingen is kleiner, omdat er geen menselijke fouten gemaakt kunnen worden. 
  • Vanuit het boekingssysteem kun je direct je facturen versturen. 
  • Je kunt op afstand iets in het boekingssysteem aanpassen. 
  • Het is voor gasten gemakkelijk, zeker als ze de beschikbaarheid van de plaatsen kunnen zien. 

De voordelen van een reserveringssysteem voor je camping

Een reserveringssysteem heeft voordelen voor gast en de campingeigenaar. In onderstaande video legt Carmen van Stratech Booking uit wat de voordelen zijn. 

Script voordelen reserveringssysteem

Je eigen website is nog steeds het belangrijkste distributie kanaal waarop je reserveringen ontvangt. Op dit moment zal de gast je een mail sturen of bellen via de contactgegevens die je op de website hebt staan, maar dit kan natuurlijk ook veel gemakkelijker en sneller. Dit heeft niet alleen voor jou als eigenaar veel meer voordelen, maar ook voor de gast die bij jou een reservering wil maken.

Door op je website een online boekingsstraat te plaatsen heeft de gast direct inzicht in de prijzen, maar nog belangrijker ook in de beschikbaarheid. De vragen die de gast voorheen stelde per mail/telefoon, krijgt hij nu dus al gelijk te zien in de boekingsstraat. Doordat de gast vervolgens maar enkele stappen hoeft te doorlopen, kan hij dus sneller de reservering maken. Maar niet geheel onbelangrijk, heb jij als eigenaar ook sneller en zonder handmatige handelingen de reservering binnen.

Zodra de gast namelijk de reservering heeft afgerond, ontvangt hij direct een bevestiging van de
reservering. Deze reservering komt direct binnen in het reserveringssysteem en de plaats wordt
gereserveerd voor de gast. Daarnaast worden ook alle andere reserveringsgegevens direct verwerkt.
Voor jou als eigenaar zal dit veel tijd besparen. Tijd die je kunt besteden aan persoonlijke contact met je gasten.
Naast veel tijd besparing zal een reserveringssysteem ook veel administratie(frustratie) wegnemen. De reservering wordt namelijk gemaakt en alles wordt verwerkt. Hetgeen wat jij als eigenaar nog moet doen is de reserveringsbevestiging versturen vanuit het reserveringssysteem en de betalingen verwerken.

Dit zijn natuurlijk niet de enige administratieve handelingen die er zijn. Zo heb je ook te maken met een verantwoording richting je boekhouding en een toeristenbelastinglijst voor de gemeente. Deze uitdraaien zijn met behulp van een reserveringssysteem vaak met één druk op de knop uit te draaien.
Wij van Stratech hebben inmiddels al 30 jaar ervaring in de markt en hebben al veel
recreatieondernemers ontlast met een reserveringssysteem; zowel de grotere als de kleine
recreatiebedrijven.
Benieuwd naar hoe wij jou kunnen helpen bij het realiseren van de bovenstaande voordelen? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op en wij laten jou graag alle mogelijkheden zien!


Waarom is een reserveringssysteem belangrijk voor je gast? 

Een goed boekingsformulier is erg belangrijk om jouw bezoekers daadwerkelijk te laten boeken. Als mensen belemmeringen tegenkomen bij het boeken, zullen zij snel overgaan naar het opzoeken van een andere campingwebsite.

Voor een bezoeker van jouw website draait het om het totaalplaatje. Een website die volledig is ingesteld op de behoeften van jouw gasten en daarnaast naadloos is geïntegreerd met een online reserveringssysteem. Dit is van groot belang; zo kun jij jouw bezoekers daadwerkelijk de stap laten zetten om op de boekingsknop te drukken.

Tip bij het opzetten van een reserveringssysteem 

Toen Nederland in de finale kwam bij het WK, kregen we op 1 dag 6 annuleringen door overleden schoonmoeders en dus mensen die niet kwamen… Toeval of niet? Dan ben je blij dat je kunt zeggen: de algemene voorwaarden zijn van toepassing en als u een reisverzekering heeft is er niets aan de hand in het geval van overlijden. Wij hebben maar 12 plaatsen en 5 kamers dus dan zijn 6 annuleringen echt heel veel, zeker als je het in de zomer moet verdienen!

- Ellen

Wel of niet een vaste plaats reserveren?

Wij hebben ervoor gekozen dat onze gasten via het reserveringssysteem zelf een plaats kunnen uitkiezen. Zij zien ook direct de real time beschikbaarheid. Dit scheelt veel telefoontjes.

Ik krijg wel eens de vraag of we boekingen mislopen, doordat mensen zelf hun plaats kunnen kiezen. Als je dit als campingeigenaar zelf in de hand hebt, kun je nog wel eens schuiven met een plaats of aangeven welke periode mensen wél kunnen komen. Dit kunnen mensen online niet zien. Het risico is dat ze denken dat er geen plaats meer is en naar een andere website surfen. 

Onze ervaring is dat mensen best bereid zijn een dag later te komen of een dag eerder te vertrekken als de camping vol staat. Gasten die zonder reservering aankomen kunnen kiezen voor de periode dat ze willen blijven uit de overgebleven vrije plekken. Het gebeurt wel eens dat ze nog niet weten wanneer ze weg gaan. Dan krijgen ze een plek voor een paar dagen met het risico dat ze naar een andere plek moeten of vertrekken. Veel gasten willen zo graag komen, dat ze dat voor lief nemen. Dit zijn vooral gasten met een camper.

De meeste gasten komen op de bonnefooi. Heb ik dan wel een boekingssysteem nodig? 

Of je een boekingssysteem nodig hebt, is afhankelijk van de doelgroep. Als mensen denken dat ze altijd wel een plaats krijgen (bij een camping gericht op kinderen is dat bijvoorbeeld buiten de schoolvakanties), dan zal men eerder op de bonnefooi komen. Je kunt dit sturen door duidelijk op de website te vermelden als mensen moeten reserveren.  
De trend is wel dat kampeerders steeds vaker van tevoren reserveren, omdat de afgelopen mooie zomers ervoor hebben gezorgd dat veel kampeerders die op de bonnefooi kwamen achter het net gevist hebben. Er was dan dus geen plaats meer. 

Ervaringen van andere campings met een reserveringssysteem

Onze camping ligt op een eiland in de rivier de Semois en is erg geliefd, daardoor hebben wij veel boekingen een jaar van te voren.
Ook bij ons kunnen mensen via een boekingssysteem zelf een plaats vinden. Zij zien ook direct de real time beschikbaarheid. Dit is voor mij erg tijdbesparend.
Bij annulering geven wij geen geld terug, daar is inderdaad de annuleringsverzekering voor.
Maar wij geven wel de mogelijkheid om binnen het lopende kampeerseizoen een andere keer te komen en de aanbetaling te gebruiken.

- Daniella Berkes - 

Wij werken met Stratech als boekingssysteem. Dat is niet heel goedkoop, maar wel naar wens en erg uitgebreid. Daarnaast zeker wel gebruiksvriendelijk. Zoals eerder vermeld, hebben wij in het voor en naseizoen ook veel gasten die op bonnefooi komen. Het nadeel is dat je nooit precies weet wat de aankomsten zijn per dag. De gasten weten vaak dat campings van onze omvang altijd wel een plekje vrij hebben. Daarbij besparen ze zich dan enkele euro’s reserveringskosten. Wij ervaren toch wel dat de gemiddelde kampeerder wat de kampeerplek betreft zuinig is aangelegd.

Wij maken daarentegen niet vaak mee dat gasten bellen om af te zeggen en geld terug te vragen. Vorig jaar wel meegemaakt dat een gezin met kinderen van 17 en 18 jaar ter plekke kwamen en het ‘te rustig’ vonden voor hun kinderen in de zomer. Duidelijk gemaakt dat wij op de website etc. duidelijk aangegeven dat er voor jonge kinderen genoeg te beleven valt, maar zeker niet voor bijna volwassen kids. Het gezin wilde naar een andere camping en vroeg ter plekke nog hun geld terug. Uiteindelijk hebben we ze aangeboden dat ze het seizoen er op tijdens hemelvaart en Pinksteren, de drukste periode op de camping terug mochten komen als tegoed. Daar gingen ze uiteindelijk mee akkoord. Ze hebben toen alsnog naar alle tevredenheid gestaan.

- John Nijhuis -

Johanna Oosterbaan


Johanna ondersteunt eigenaren van campings, vakantieparken, B&B, hotels en vakantiewoningen bij het ontvangen van meer gasten via het internet. Zij is zelf eigenaar van een kleine, goedlopende camping. Ook is zij spreker, marketingstrateeg, communicatiewetenschapper en grondlegger van de Gouden Website Methode.

Gratis pakket voor campingeigenaren.

"Kom sterker uit de coronacrisis"

>